ICS01.140.20;07.060 HY A14 备案号：9862—2002 中华人民共和国海洋行业标准 HY/T 057-2001 代替HY029.2—1993 20322378 海洋管理机关档案业务规范 Operational norms for institutional archives of oceanic administration 2002-01-25发布 2002-03-01实施 国家海洋局 发布 HY/T057-2001 目 次 前言 1 范围 规范性引用文件 2 3 术语和定义 立档单位与全宗 5 归档 5. 1 归档范围 5. 2 整理的基本要求 5. 3 编制案卷类目 5. 4 整理程序 5.4.1 分类 5.4.2 组卷（件） 5.4.3 编目 5.4.4 装订 5.4.5 归档 6 档案系统整理 6. 1 档案系统整理基本要求 6. 2 档案系统整理技术内容 6. 2. 1 调整组卷（件） 6.2.2 分类排列 6.2.3 案卷排列 6. 3 确定案卷密级与保密期限 6. 4 编制案卷目录 6.5 填写案卷封面档号 6.6 编制全宗卷 7档案库技术管理 7. 1 档案库技术管理的基本要求 7. 2 库房条件 7. 3 库内温湿度与光照度控制标准 ...... 7. 4 日常管理 7. 5 案卷存放与排架 8 档案的利用 8. 1 编制检索工具 8. 2 档案著录 8. 3 提供利用 8. 4 编研 8. 5 利用设备 HY/T0572001 9档案的统计、鉴定与销毁、移交 9.1档案的统计 9 9.2档案的鉴定与销毁 9.3档案的移交 附录A（规范性附录)案卷卷盒与常用表格格式 11 31 附录B（规范性附录)文件材料归档范围与保管期限表 附录C（规范性附录)不归档文件材料范围与处理 45 HY/T057--2001 前 言 本标准是海洋档案系列标准之一，相关的其他两个标准是：《海洋科学技术研究档案业务规范》、《海 洋调查观测监测档案业务规范》。 本标准代替HY029.2--1993《国家海洋局系统机关档案业务规范》。 本标准在HY029.2一1993《国家海洋局系统机关档案业务规范》的基础上修订而成，与原标准相比 主要有如下变化： 按照GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》，对本标准的名 称、结构及相关内容进行了调整； 按照GB/T9704一1999《国家行政公文格式》，修订了“案卷卷盒与常用表格”尺寸； 一根据各立档单位职能职责调整，充实调整了归档范围与保管期限； 一增加磁介质载体文件材料的归档、移交、利用、贮存等管理要求； 修订了档案移交进馆交接文据，规范了交接手续； 修改了立档单位全宗卷的建立。 本标准附录A、附录B、附录C是本标准的规范性附录。 本标准由国家海洋局办公室提出。 本标准由国家海洋标准计量中心归口。 本标准负责起草单位：国家海洋局综合业务处、国家海洋局第二海洋研究所。 本标准参加起草单位：国家海洋局南海分局、国家海洋标准计量中心、国家海洋局海洋技术研究所。 本标准主要起草人：葛彦华、肖银水、张连秋、崔少萍、张兰华、姚海琴。 本标准首次发布于1993年，第一次修订于2001年。 HY/T057-2001 海洋管理机关档案业务规范 1范围 本标准规定了海洋管理机关档案业务工作的基本要求、技术方法、案卷卷盒格式和常用表格格式。 本标准适用于海洋管理各级机关管理活动中形成的档案，亦适用于机关文书处理部门的组卷（件） 归档工作。 2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的 修改单（不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是 否使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T9705--1988文书档案案卷格式 DA/T18—1999档案著录规则 DA/T22一2000归档文件整理规则 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3. 1 文件材料 是反映机关、企事业单位在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 3. 2 海洋管理机关档案 是指海洋管理机关、企事业单位从事管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。 4立档单位与全宗 国家海洋行政主管部门及其所属单位均为立档单位，其全部档案分别构成独立全宗。 5归档 建立机关档案归档制度。及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料分门别类整理，电子文件按 定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，定期向档案部门移交。 5.1归档范围 本单位在管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均属归档范围。具体范围见附录B。 5.2整理的基本要求 5.2.1整理归档的文件材料必须齐全、完整。文件和传真电报按其内容的联系，合并整理。 5.2.2必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料的系统联系，区分不同价值，便于档案保管 和利用。 5.3编制案卷类目 5.3.1案卷类目的技术内容包括： 1 HY/T057—2001 顺序号； a. b．条款(内容)； c.保管期限。 5.3.2案卷类目由档案部门会同文书部门或业务部门根据当年可能形成的档案材料范围编制。 5.4整理程序 整理程序为分类、组卷（件）、编目、装订。 5.4.1分类 5.4.1.1区分年度 将文件材料按其形成或针对的年度分开归类。 文件材料一般应归人形成年度类。 a. 法规性文件材料，归入公布或批准年度类。 c. 年度计划、总结、预算，归人主题针对年度类。 形成时间跨年度的请示与批复，归入批复形成年度类。 形成时间跨年度的会议材料，归人会议开幕年度类。 e. f. 内容跨年度的计划、规划、预算，归人文件主题针对的第一年度类。 内容跨年度的总结、决算，归人文件材料主题针对的最后年度类。 g. 内容跨年度的纪检、监察、审计、信访、保卫等材料，归人结案年度类。 内容跨年度的教育文件材料，归入结业或结束年度类。 5.4.1.2区分问题 将文件材料按其内容所反映的问题分开归类。 5.4.1.3区分期限 将文件材料按其不同保管期限分开归类。保管期限具体规定见附录B。定期保管的年限根据文件材 料具体价值划定。 5.4.1.3.1保管期限分类及其含义 a.永久：永久保管； b.定期：50年、30年、15年、5年。 5.4.1.3.2区分保管期限的一般原则 a. 凡是反映本单位（机关)主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长 远利用价值的文件材料，列为永久保管。 b．凡是反映本单位（机关）一般工作活动，在较长时间内对本单位（机关)工作有查考利用价值的 文件材料，列为定期保管。 5.4.1.3.3保管期限从文件材料办理完毕的次年1月起算。 5.4.2组卷（件） 5.4.2.1组卷（件）的一般要求 组卷（件）的一般要求是：文件材料联系紧密，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。 5.4.2.2组合的方法 a. 各种业务文件、调研材料、行政法规和法规性文件等，按单一问题组合。 同一问题的请示与批复、转发件与原件组合在一起。 会议文件材料，根据数量分别采用一会一卷或一会数卷形式组合。 统计、报表、名册等文件材料，按同一格式、名称或同一地区组合一卷或数卷；数量特别少时.也 可以将儿种格式或若干地区的文件材料组合一卷。 e. 计划、总结等文件材料，按作者或名称组合一卷。 f. 案件材料，按一案一卷或一案数卷组合。 2 HY/T057--2001 信访材料，按其反映的问题、作者或处理形式组合。 g. 简报、刊物，按名称一期一卷或数期一卷组合。 h. i. 科研、基建文件材料，按项目组合一卷或数卷。 5.4.2.3卷内文件材料的排列 卷内文件材料一般按形成时间顺序或重要程度排列。反映同一问题单套文件的排列顺序是： 复文在前，来文在后； a. b. 批示在前，请示在后； c. 正文在前，附件在后； d. 正本在前，定稿在后； e. 转发件在前，被转发件在后； 决定、结论性文件在前，依据性材料在后； 中文件在前，外文件在后。 5.4.2.4老 卷内文件材料的技术处理 a. 剔除文件材料的书钉、回形针、大头针等易锈蚀金属物。 b. 对破损文件材料进行修。 对装订线上的文字和幅面过短无法装订的文件材料进行贴补。 c. d. 对字迹扩散的文件材料进行复制（与原件一并组卷）。 e. 对幅面大（指超长、超宽)的文件材料予以折叠。 用防虫防腐性材料修裱、贴补文件材料。 5.4.2.5卷内文件材料编号 5.4.2.5.1 整卷装订书面文件材料编页号。单份装订或无法装订的图表和非书面文件材料编件号。 5.4.2.5.2编页号 a. 一页编一个号，空白页面不编号； 页号标识在每页正面右上角和背面左上角的位置； c. 无法装订的图表的页号，标识在背面右上角位置； d. 页号采用阿拉伯数字，从1起连续编号。 5.4.2.5.3编件号 按DA/T22有关规定编件号。 一般以每份文件为一件计算编号。反映同一问题的文件正本与定稿、修改稿为一件，正文与附 a. 件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本)为一件，来文与 复文可为一件。 b．在每件书面文件材料首页左上角位置和非书面文件材料装具的背面加盖档号章，并填写章内 项目。档号章图样见附录A图A.18。 c．件号采用阿拉伯数字，从1起始连续编号。 5.4.3编目 5.4.3.1编制卷内文件目录 5.4.3.1.1卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、